Nebenkostenabrechnung prüfen: Was Vermieter verlangen dürfen

Bevor Sie bezahlen

Prüfen Sie Ihre Nebenkostenabrechnung in drei Schritten: Steht jeder Posten im Mietvertrag? Sind es echte Betriebskosten und keine Reparaturen, Steuern oder Gebäudeversicherungen? Stimmen die Beträge mit den Belegen überein? Was nicht vereinbart ist, ist mit der Nettomiete schon bezahlt. Zu viel Bezahltes können Sie zurückfordern: innert drei Jahren, nachdem Sie den Fehler bemerkt haben, und höchstens zehn Jahre zurück.

Wie viel das bringen kann, zeigt ein Fall aus dem Kanton Zürich. Der Mieterinnen- und Mieterverband Zürich hat für die Mieterschaft einer Siedlung die Belege eingesehen und mit der Verwaltung verhandelt. Am Ende sanken die Gesamtkosten um rund 4 Prozent, bei einer Abrechnung von 5’000 Franken also um etwa 200 Franken. Das ist kein Vermögen, und ein Teil davon galt nur für dieses eine Jahr. Ein Fehler im Vertrag dagegen kann Jahr für Jahr mitlaufen: In einem Fall, den das Bundesgericht 2018 entschied, bekam ein Ehepaar über 21’000 Franken zurück. Wir gehen die Abrechnung hier so durch, wie sie bei Ihnen auf dem Tisch liegt: von oben nach unten.

Akonto oder Pauschale: Bekommen Sie überhaupt eine Abrechnung?

Eine Abrechnung erhalten Sie nur, wenn Sie monatliche Akontozahlungen leisten, also Vorauszahlungen. Dann muss die Vermieterschaft mindestens einmal im Jahr abrechnen und Ihnen die Abrechnung vorlegen (Art. 4 VMWG). Je nachdem, ob die tatsächlichen Kosten höher oder tiefer waren, zahlen Sie nach oder bekommen ein Guthaben zurück.

Zahlen Sie eine Pauschale, gibt es keine Abrechnung. Die Pauschale muss sich aber auf die Durchschnittswerte von drei Jahren stützen. Im Mietvertrag steht meist neben jedem Posten, ob er "akonto" oder "pauschal" bezahlt wird. Viele Abrechnungsperioden laufen von Juli bis Juni, wie der Hauseigentümerverband Zürich in seinen Fragen und Antworten für Mieter schreibt, deshalb kommen die Abrechnungen oft im Herbst. Eine feste Frist, bis wann die Abrechnung bei Ihnen sein muss, setzt das Gesetz nicht. Es verlangt nur, dass jährlich abgerechnet wird. Halten Sie die Abrechnung in den Händen, legen Sie als Erstes den Mietvertrag daneben.

Steht der Posten im Mietvertrag?

Sie müssen nur Nebenkosten bezahlen, die Sie mit der Vermieterschaft "besonders vereinbart" haben (Art. 257a OR). Was nicht im Vertrag steht, gilt als in der Nettomiete enthalten. Das ist die wichtigste Regel der ganzen Prüfung, und sie wird oft unterschätzt.

Wie genau die Vereinbarung sein muss, hat das Bundesgericht in einem Zürcher Fall geklärt (Urteil 4A_451/2017 vom 22. Februar 2018). Ein Ehepaar hatte 1998 eine 4½-Zimmer-Wohnung gemietet. Im Vertrag stand neben dem Mietzins ein Betrag für "BK-Akonto", also Betriebskosten. Welche Kosten damit gemeint waren, war nach Ansicht der Gerichte aber nicht klar vereinbart. Das Paar bezahlte die Abrechnungen rund 15 Jahre lang. Nach dem Auszug verlangte es die seit 2005 bezahlten Betriebskosten zurück, insgesamt 21’832.85 Franken, und bekam sie zugesprochen. Die Begründung: Die Vereinbarung muss die Nebenkosten so genau umschreiben, dass die Mieterschaft ohne Weiteres erkennt, welche Kosten sie zusätzlich zum Mietzins zahlt. Ein Kürzel wie "BK-Akonto" genügte dafür nicht. Und dass das Paar jahrelang bezahlt hatte, liess laut Gericht keine sicheren Schlüsse darauf zu, was es bei Vertragsschluss wusste.

Prüfen Sie also Zeile für Zeile, ob der Posten mit seinem Namen im Vertrag oder in den Vertragsbestimmungen steht. Taucht ein Posten neu auf, etwa ein Serviceabo oder ein Bewachungsdienst, darf die Vermieterschaft ihn nicht einfach in die Abrechnung schreiben. Neue Nebenkosten muss sie auf dem amtlichen Formular einführen, wie eine Mietzinserhöhung (Art. 269d OR). Eine solche Änderung können Sie innert 30 Tagen bei der Schlichtungsbehörde anfechten (Art. 270b OR). Steht ein Posten im Vertrag, ist er damit aber noch nicht erlaubt.

Was nie in die Nebenkosten gehört

Nebenkosten sind nur Kosten, die mit dem Gebrauch der Wohnung zusammenhängen, und zwar die tatsächlichen Kosten (Art. 257b OR). Ein guter Test: Würde der Betrag auch anfallen, wenn das Haus leer stünde? Dann sind es Kosten des Eigentums, und die trägt die Vermieterschaft mit der Nettomiete. Das Gesetz sagt es ausdrücklich: Die Lasten und öffentlichen Abgaben, die mit der Sache verbunden sind, trägt der Vermieter (Art. 256b OR).

Deshalb gehören diese Kosten nie in die Abrechnung, auch wenn sie im Vertrag aufgeführt sind: Reparaturen und Ersatz von Geräten und Anlagen, die Verzinsung und Abschreibung von Anlagen, die Gebäudeversicherung, die Liegenschaftensteuer. Die Schlichtungsbehörde Kreuzlingen nennt in ihrem Merkblatt auch die Haftpflichtversicherung und Anschaffungen für die Hauswartung, etwa eine Putzmaschine oder einen Rasenmäher, samt deren Reparatur.

Am häufigsten versteckt sich Unzulässiges in Sammelposten. Der Mieterinnen- und Mieterverband hat in seinem Merkblatt zu zulässigen und unzulässigen Nebenkosten die typischen Fälle zusammengestellt. Bei der Hauswartung zum Beispiel darf der Lohn für Reinigung, die Bedienung der Heizung und kleine Arbeiten wie das Ersetzen von Glühbirnen verrechnet werden. Nicht dazu gehören Wohnungsübergaben, Besichtigungen, Reparaturen und die Koordination von Handwerkern. Beim Lift ist der Strom zulässig, ein Serviceabo für die reine Wartung nach verbreiteter Praxis auch, Reparaturen und Ersatzteile dagegen nicht. Zahlt man im Haus die Waschmaschine mit Münzen oder Karte, müssen diese Einnahmen von den Strom- und Wasserkosten abgezogen werden.

Einige Posten sind umstritten, und dort lohnt sich Nachfragen eher als Streichen. Das gilt vor allem für Grundgebühren für Wasser und Abwasser, die nicht vom Verbrauch abhängen, und für Serviceabos für Anlagen wie Brandmelder oder Garagentore. Der Mieterverband hält Grundgebühren, die nicht vom Verbrauch abhängen, für unzulässig. Die Verwaltung im Zürcher Fall weiter unten sah das anders, und man einigte sich auf 15 Prozent weniger bei diesen Posten. Den grössten Betrag auf der Abrechnung machen aber meist die Heizkosten aus.

Heizkosten: Hier stecken die grossen Beträge

Für Heizung und Warmwasser ist die Liste der erlaubten Kosten im Gesetz genau geregelt (Art. 5 VMWG). Verrechnet werden dürfen die verbrauchten Brennstoffe und die Energie, der Strom für Brenner und Pumpen, die Reinigung von Anlage und Kamin, die periodische Revision samt Öltank, das Entkalken von Boiler und Leitungen, die Verbrauchserfassung, die Wartung, Versicherungen, die nur die Heizung betreffen, und die Verwaltungsarbeit für den Betrieb. Nicht verrechnet werden dürfen Reparatur und Erneuerung der Anlage sowie deren Verzinsung und Abschreibung (Art. 6 VMWG).

Ein Wort in dieser Liste ist besonders wichtig: "verbraucht". Bei einer Ölheizung zählt nicht das Öl, das in der Periode gekauft wurde, sondern das, was verbrannt wurde. Wurde der Tank im Frühling voll gemacht, gehört der Rest ins nächste Jahr. Deshalb haben Sie das Recht, den Anfangs- und Endbestand im Tank zu erfahren. Liegt der Abrechnung keine detaillierte Aufstellung der Heizkosten bei, muss auf der Rechnung stehen, dass Sie diese verlangen können (Art. 8 VMWG).

Im Ausschnitt oben steht auch eine Regel, die in kaum einer Anleitung vorkommt: Die Heizkosten für leere Wohnungen und Geschäftsräume trägt die Vermieterschaft (Art. 7 VMWG). Stand im Haus eine Wohnung monatelang leer, darf ihr Anteil nicht auf die übrigen Mieter verteilt werden. Nur wenn es keine Wärmezähler gibt und die leere Wohnung nachweislich bloss gegen Frost geheizt wurde, übernimmt die Vermieterschaft weniger: in der Regel einen Drittel des Anteils in Zwei- bis Dreifamilienhäusern, die Hälfte in Vier- bis Achtfamilienhäusern und zwei Drittel in grösseren Gebäuden. Fragen Sie also nach, ob es in der Periode Leerstände gab und wie sie verbucht wurden.

Wie die Heizkosten im Haus verteilt werden, hängt vom Gebäude ab. Üblich ist die Verteilung nach Fläche oder Rauminhalt. Für Neubauten und grössere Sanierungen regeln die Kantone eine verbrauchsabhängige Abrechnung (Art. 45 EnG). Ein allgemeines Recht auf eigene Zähler haben Sie laut Mieterverband nicht. Prüfen Sie, ob Ihr Anteil im Verteilschlüssel gegenüber dem Vorjahr gleich geblieben ist. Ändert er sich ohne Umbau, ist das ein Grund zu fragen. Auf die Heizkosten und alle anderen Posten schlägt die Verwaltung schliesslich ihr Honorar.

Wie hoch darf das Verwaltungshonorar sein?

Für die Erstellung der Abrechnung darf die Vermieterschaft Verwaltungskosten verrechnen, entweder nach Aufwand oder "im Rahmen der üblichen Ansätze" (Art. 4 Abs. 3 VMWG). Weit verbreitet ist ein fester Prozentsatz der Nebenkosten. Welcher Satz üblich ist, steht nirgends im Gesetz, und darüber wird gestritten.

Die Schlichtungsbehörde Kreuzlingen schreibt in ihrem Merkblatt, für die Verwaltung der Heizkosten dürften 2 bis 3 Prozent aufgerechnet werden. Der Mieterverband schreibt, mehr als 2 bis 3 Prozent müssten Mieterinnen und Mieter nicht akzeptieren. Er verweist auf Gerichtsentscheide aus Luzern, Basel und St. Gallen und eine Mitteilung des Bundesamts für Wohnungswesen, nach denen höchstens 3 Prozent üblich sind. Das Kreisgericht St. Gallen hielt laut einem Bericht von SRF aus dem Jahr 2010 ein Honorar von 4,5 Prozent für zu hoch, ortsüblich seien in St. Gallen 3 Prozent. Einheitlich ist die Praxis nicht: SRF nannte 2024 für die meisten Regionen übliche Ansätze von drei bis vier Prozent. Zwei Punkte kann man trotzdem festhalten. Einen Satz über 3 Prozent müssen Sie nicht einfach hinnehmen: Behauptet die Verwaltung, er sei ortsüblich, können Sie laut Mieterverband den Nachweis verlangen. Und das Honorar darf nur auf zulässige Posten gerechnet werden: Fällt ein Posten weg, sinkt auch das Honorar.

Ein Prozentsatz hat zudem eine Schwäche, die nach dem Winter 2022/23 sichtbar wurde. Steigen die Energiepreise, steigt das Honorar mit, obwohl die Verwaltung nicht mehr arbeitet. SRF beschrieb ein Haus, in dem das Honorar in der Abrechnung 2022/23 um 72 Prozent höher lag als im Jahr davor. Der Mieterverband Zürich fragte in diesem Bericht, ob das nicht eine versteckte Mietzinserhöhung sei. Wer nach einem Winter mit hohen Preisen ein deutlich höheres Honorar sieht, sollte nachfragen, welcher zusätzliche Aufwand hinter dem Mehrbetrag steckt. Ob die Beträge hinter all diesen Posten stimmen, sehen Sie allerdings erst in den Belegen.

Belegeinsicht: So kommen Sie an die Zahlen

Die Vermieterschaft muss Ihnen auf Verlangen Einsicht in die Belege geben (Art. 257b Abs. 2 OR). Bei den Heizkosten heisst das ausdrücklich: in die Originalunterlagen. Sie dürfen eine bevollmächtigte Person mitnehmen oder schicken, etwa eine Fachperson des Mieterverbands.

Die Einsicht findet in der Regel am Geschäftssitz der Vermieterschaft oder der Verwaltung statt, zu üblichen Geschäftszeiten. Gratis-Kopien muss Ihnen die Verwaltung nicht schicken, so der Hauseigentümerverband Zürich. Fotos oder Kopien der Belege dürfen Sie laut dem Ratgeber der Mobiliar selbst machen, auf eigene Kosten. Bitten Sie schriftlich um einen Termin, zum Beispiel so:

Nebenkostenabrechnung 2025/26, Wohnung [Adresse]

Sehr geehrte Damen und Herren

Gestützt auf Art. 257b Abs. 2 OR und Art. 8 VMWG bitte ich um Einsicht in die Belege zur Abrechnung vom [Datum], einschliesslich Heizölbestand am Anfang und Ende der Periode, Verteilschlüssel und Pflichtenheft der Hauswartung. Bitte schlagen Sie mir innert 30 Tagen einen Termin vor. Bis zur Klärung bezahle ich den unbestrittenen Teil der Abrechnung.

Freundliche Grüsse

Vor Ort lohnt es sich, gezielt zu suchen statt jede Rechnung zu lesen. Liegen die Rechnungsdaten innerhalb der Abrechnungsperiode? Steht auf einer Handwerkerrechnung "Ersatz", "Reparatur" oder "Neu"? Stimmt der Ölbestand? Ist die Summe aller Anteile im Verteilschlüssel gleich gross wie im Vorjahr, oder ist eine Wohnung oder ein Geschäft verschwunden? Und was genau tut die Hauswartung laut Pflichtenheft, und wie viele Stunden werden dafür verrechnet? Was dabei herauskommen kann, zeigt der Zürcher Fall.

Was eine Prüfung bringen kann

In der Siedlung, deren Abrechnung 2022/23 der Mieterverband Zürich geprüft hat, kamen zuerst klare Fehler ans Licht. Ein Gewerberaum war wegen einer vertraglichen Abmachung aus dem Verteilschlüssel genommen worden, sein Anteil lag damit bei allen anderen. Die Stromkosten der Heizung waren am falschen Ort abgezogen, und ein Posten für Betriebskehricht flog aus der Abrechnung. Dazu kamen Rückstellungen für Boiler und Tank, die wegen eines geplanten Bauvorhabens aufgelöst und der Mieterschaft gutgeschrieben wurden. Korrekturen und Rückstellungen zusammen senkten die Gesamtkosten um etwa 2 Prozent.

Bei den umstrittenen Posten wurde verhandelt. Für die Grundgebühren bei Wasser und Abwasser verlangte der Verband 20 Prozent weniger. Die Verwaltung bot einen Vergleich von 15 Prozent an, ausdrücklich nur für diese Periode, was die Gesamtkosten um rund 1 Prozent senkte. Bei der Hauswartung kam ein weiteres Prozent dazu. Beim Honorar von 4 Prozent blieb die Verwaltung hart, mit dem Hinweis, es sei vertraglich so vereinbart. Ein Satz von 3,5 Prozent hätte 0,48 Prozent der Gesamtkosten ausgemacht. Der Verband hält auch fest, wo die Mieterschaft nicht weiterkam: Bei der Hauswartung hätte sie beweisen müssen, dass weniger gearbeitet wurde.

Zwei Dinge lassen sich daraus lernen. Ein Fehler steckte im Verteilschlüssel, und viele Mieter hatten schon auf der Abrechnung bemerkt, dass ihr Anteil anders war als im Vorjahr. Der Vergleich mit der letzten Abrechnung lohnt sich also immer. Und eine Prüfung lohnt sich vor allem gemeinsam: Wenn mehrere Parteien im Haus dieselbe Abrechnung erhalten, profitieren alle von derselben Einsicht. Bis die Fragen geklärt sind, steht aber meist schon eine Zahlungsfrist im Raum.

Bezahlen, zurückhalten oder unter Vorbehalt zahlen?

Bezahlen Sie den Teil, den Sie nicht bestreiten, und halten Sie nur den strittigen Rest zurück. Das empfiehlt die Schlichtungsbehörde Kreuzlingen. Ihr Grundsatz: Aktiv werden muss, wer von der anderen Seite Geld will. Verweigert die Vermieterschaft die Einsicht in die Belege, ist es an ihr, ihre Forderung bei der Schlichtungsbehörde geltend zu machen.

Ganz ohne Risiko ist das Zurückhalten nicht. Sind Sie mit Nebenkosten im Rückstand, kann die Vermieterschaft Ihnen schriftlich eine Zahlungsfrist von mindestens 30 Tagen setzen und die Kündigung androhen. Zahlen Sie nicht, darf sie mit einer Frist von mindestens 30 Tagen auf ein Monatsende kündigen (Art. 257d OR). Der Hauseigentümerverband Zürich schreibt in seinen Antworten für Eigentümer, eine solche Kündigung habe nur Erfolg, wenn die Abrechnung rechtlich korrekt war. Darauf sollten Sie es aber nicht ankommen lassen. Erhalten Sie eine solche Fristansetzung, zahlen Sie den geforderten Betrag und teilen Sie der Vermieterschaft per Einschreiben mit, dass Sie unter Vorbehalt der Rückforderung zahlen. So rät es der Ratgeber der Mobiliar.

Eine gesetzliche Frist, innert der Sie Einwände erheben müssen, gibt es nicht. Manche Verträge nennen 30 Tage, nach dem Ratgeber der Mobiliar ist das aber keine gesetzliche Frist, und Sie können eine Abrechnung auch später noch beanstanden. Umgekehrt verjähren Nachforderungen der Vermieterschaft nach herrschender Lehre, wie derselbe Ratgeber schreibt, fünf Jahre nach Ende der Abrechnungsperiode. Kommt eine Abrechnung also sehr spät, prüfen Sie auch das. Haben Sie schon bezahlt, stellt sich eine andere Frage: Wie bekommen Sie das Geld zurück?

Zu viel bezahlt: Wie lange Sie zurückfordern können

Das Guthaben aus einer korrekten Abrechnung muss Ihnen die Vermieterschaft zurückzahlen, das ist einfach. Schwieriger ist es bei Posten, die Sie bezahlt haben, obwohl Sie sie gar nicht schuldeten, etwa weil sie nicht vereinbart waren. Dann geht es um eine sogenannte ungerechtfertigte Bereicherung, und dafür gelten eigene Regeln, wie das Bundesgericht im Fall von 2018 bestätigt hat.

Zurückfordern können Sie, wenn Sie beim Bezahlen geglaubt haben, das Geld zu schulden (Art. 63 OR). Dieser Irrtum muss nicht entschuldbar sein. Hätten Sie es wissen können, wussten es aber nicht, schadet das nicht. Im Fall vor Bundesgericht genügte, dass das Ehepaar bis zur Auskunft des Mieterverbands von einer Schuld ausging. Daraus folgt eine praktische Regel: Wer weiss, dass ein Posten nicht geschuldet ist, und ihn trotzdem freiwillig bezahlt, kann ihn nach diesem Artikel nicht zurückfordern. Zahlen Sie einen strittigen Posten deshalb nie kommentarlos, sondern nur mit dem schriftlichen Vorbehalt der Rückforderung, wie oben beschrieben.

Der Anspruch verjährt drei Jahre, nachdem Sie davon Kenntnis erhalten haben, spätestens aber zehn Jahre nach der Zahlung (Art. 67 OR). Merken Sie also, dass Sie seit Jahren eine nie vereinbarte Position zahlen, können Sie bis zu zehn Jahre zurückfordern, müssen aber innert drei Jahren handeln.

Einigen Sie sich nicht mit der Vermieterschaft, wenden Sie sich an die Schlichtungsbehörde für Mietsachen am Ort der Wohnung. Das Bundesamt für Wohnungswesen verlinkt die Adressen der Schlichtungsbehörden. In Streitigkeiten aus der Miete von Wohnungen kostet das Schlichtungsverfahren keine Gerichtskosten (Art. 113 ZPO).

Was Sie jetzt tun

Legen Sie die Abrechnung neben den Mietvertrag und streichen Sie jeden Posten an, der dort nicht mit Namen steht. Markieren Sie dann alles, was nach Reparatur, Ersatz, Versicherung des Gebäudes oder Steuer aussieht, und notieren Sie den Satz des Verwaltungshonorars. Bei den Heizkosten fragen Sie nach Ölbestand und Leerständen.

Haben Sie Fragen, verlangen Sie schriftlich Einsicht in die Belege und bezahlen Sie bis dahin den unbestrittenen Teil. Sprechen Sie mit Ihren Nachbarn, denn ihre Abrechnung verteilt dieselben Kosten. Und wenn Sie den Mietvertrag ohnehin schon in der Hand haben: Prüfen Sie auch gleich, auf welchem Referenzzinssatz Ihre Miete beruht. Ob Ihnen daraus eine Mietzinssenkung zusteht, zeigt unser Beitrag dazu.