Décompte de charges: ce que le bailleur peut facturer

Avant de payer

Vérifiez votre décompte de charges en trois étapes. Chaque poste figure-t-il dans le bail? S'agit-il de vrais frais d'exploitation, et non de réparations, d'impôts ou de l'assurance du bâtiment? Les montants correspondent-ils aux justificatifs? Ce qui n'a pas été convenu est déjà payé avec le loyer net. Le trop-payé se récupère: dans les trois ans après avoir découvert l'erreur, et au plus dix ans en arrière.

Un cas du canton de Zurich montre ce que cela peut rapporter. L'association des locataires de Zurich (Mieterinnen- und Mieterverband Zürich) a consulté les pièces pour les locataires d'un ensemble résidentiel et a négocié avec la gérance. Au bout du compte, les frais totaux ont baissé d'environ 4 %, soit quelque 200 francs sur un décompte de 5'000 francs. Ce n'est pas une fortune, et une partie de la baisse ne valait que pour cette année-là. Une erreur dans le bail, en revanche, peut se répéter d'année en année: dans une affaire tranchée par le Tribunal fédéral en 2018, un couple a récupéré plus de 21'000 francs. Nous parcourons ici le décompte tel que vous l'avez sous les yeux, de haut en bas.

Acomptes ou forfait: recevez-vous vraiment un décompte?

Vous ne recevez un décompte que si vous versez des acomptes mensuels, c'est-à-dire des paiements d'avance. Le bailleur doit alors établir un décompte au moins une fois par an et vous le présenter (art. 4 OBLF). Selon que les frais effectifs ont été plus élevés ou plus bas, vous payez la différence ou vous récupérez un solde en votre faveur.

Si vous payez un forfait, il n'y a pas de décompte. Le forfait doit toutefois reposer sur la moyenne de trois ans. Le bail indique en général, à côté de chaque poste, s'il est payé par acomptes ou de manière forfaitaire. Beaucoup de périodes de décompte vont de juillet à juin, comme l'écrit l'association zurichoise des propriétaires (HEV Zürich) dans ses questions-réponses pour les locataires (en allemand), c'est pourquoi les décomptes arrivent souvent en automne. La loi ne fixe aucune date à laquelle le décompte doit vous parvenir. Elle exige seulement qu'il soit établi chaque année. Une fois le décompte en main, posez d'abord votre bail à côté.

Le poste figure-t-il dans le bail?

Vous ne devez payer que les frais accessoires qui ont été «convenus spécialement» avec le bailleur (art. 257a CO). Ce qui ne figure pas dans le bail est réputé compris dans le loyer net. C'est la règle la plus importante de toute la vérification, et on la sous-estime souvent.

Le Tribunal fédéral a précisé dans une affaire zurichoise à quel point l'accord doit être précis (arrêt 4A_451/2017 du 22 février 2018, en allemand). Un couple avait loué un 4½ pièces en 1998. Le bail mentionnait, à côté du loyer, un montant intitulé «BK-Akonto», un acompte pour frais d'exploitation. Mais, selon les tribunaux, les frais visés n'avaient pas été clairement convenus. Le couple a payé les décomptes pendant une quinzaine d'années. Après son départ, il a réclamé les frais d'exploitation payés depuis 2005, soit 21'832.85 francs au total, et a obtenu gain de cause. Le motif: l'accord doit décrire les frais accessoires de façon si précise que le locataire voie sans difficulté quels frais il paie en plus du loyer. Une abréviation comme «BK-Akonto» n'y suffisait pas. Et le fait que le couple ait payé pendant des années ne permettait pas, selon le tribunal, de tirer des conclusions sûres sur ce qu'il savait à la signature du bail.

Vérifiez donc ligne par ligne que chaque poste figure sous son nom dans le bail ou dans ses conditions générales. Si un nouveau poste apparaît, par exemple un abonnement de service ou un service de surveillance, le bailleur ne peut pas simplement l'ajouter au décompte. De nouveaux frais accessoires doivent être introduits au moyen de la formule officielle, comme une hausse de loyer (art. 269d CO). Vous pouvez contester une telle modification dans les 30 jours devant l'autorité de conciliation (art. 270b CO). Mais un poste qui figure dans le bail n'est pas encore admis pour autant.

Ce qui n'a jamais sa place dans les charges

Les frais accessoires sont uniquement les dépenses effectives liées à l'usage du logement (art. 257b CO). Un bon test: le montant serait-il dû même si l'immeuble était vide? Alors il s'agit d'un coût de la propriété, que le bailleur assume avec le loyer net. La loi le dit expressément: le bailleur supporte les contributions publiques et les charges qui grèvent la chose louée (art. 256b CO).

C'est pourquoi ces frais n'ont jamais leur place dans le décompte, même s'ils sont mentionnés dans le bail: la réparation et le remplacement d'appareils et d'installations, l'intérêt et l'amortissement des installations, l'assurance du bâtiment, l'impôt foncier. Dans sa fiche, l'autorité de conciliation de Kreuzlingen (en allemand) cite aussi l'assurance responsabilité civile et les achats de matériel pour la conciergerie, par exemple une machine de nettoyage ou une tondeuse, ainsi que leur réparation.

Ce qui n'est pas admis se cache le plus souvent dans des postes groupés. L'association alémanique des locataires (Mieterinnen- und Mieterverband), pendant de l'ASLOCA, a réuni les cas typiques dans sa fiche sur les frais accessoires admis et non admis (en allemand). Pour la conciergerie, par exemple, le salaire pour le nettoyage, la surveillance du chauffage et les petits travaux comme le changement des ampoules peuvent être facturés. Les remises de logement, les visites, les réparations et la coordination des artisans n'en font pas partie. Pour l'ascenseur, l'électricité est admise, de même qu'un abonnement de service pour le seul entretien selon une pratique répandue, mais pas les réparations ni les pièces de rechange. Si la machine à laver de l'immeuble fonctionne avec des pièces de monnaie ou une carte, ces recettes doivent être déduites des frais d'électricité et d'eau.

Certains postes sont contestés, et il vaut alors mieux poser la question que de biffer. C'est surtout le cas des taxes de base pour l'eau et les eaux usées, qui ne dépendent pas de la consommation, et des abonnements de service pour des installations comme les détecteurs d'incendie ou les portes de garage. L'association des locataires juge non admises les taxes de base qui ne dépendent pas de la consommation. La gérance du cas zurichois présenté plus bas voyait les choses autrement, et les parties se sont entendues sur 15 % de moins pour ces postes. Mais le plus gros montant du décompte, ce sont en général les frais de chauffage.

Frais de chauffage: là où se trouvent les gros montants

Pour le chauffage et l'eau chaude, la liste des frais admis est fixée en détail dans la loi (art. 5 OBLF). Peuvent être facturés le combustible et l'énergie consommés, l'électricité des brûleurs et des pompes, le nettoyage de l'installation et de la cheminée, la révision périodique, citerne à mazout comprise, le détartrage des chauffe-eau et des conduites, le relevé de la consommation, la maintenance, les assurances qui ne concernent que le chauffage et le travail administratif lié à son exploitation. Ne peuvent pas être facturés la réparation et le renouvellement de l'installation, ni l'intérêt et l'amortissement de celle-ci (art. 6 OBLF).

Un mot de cette liste compte particulièrement: «consommés». Avec un chauffage au mazout, ce n'est pas le mazout acheté pendant la période qui compte, mais celui qui a été brûlé. Si la citerne a été remplie au printemps, le reste appartient à l'année suivante. C'est pourquoi vous avez le droit de connaître l'état du stock au début et à la fin de la période. Si aucun décompte détaillé des frais de chauffage n'accompagne la facture, celle-ci doit indiquer que vous pouvez l'exiger (art. 8 OBLF).

L'extrait ci-dessus contient aussi une règle que presque aucun guide ne mentionne: les frais de chauffage des logements et locaux commerciaux non loués sont à la charge du bailleur (art. 7 OBLF). Si un appartement de l'immeuble est resté vide pendant des mois, sa part ne peut pas être répartie entre les autres locataires. Le bailleur en prend une part plus faible seulement s'il n'y a pas de compteurs de chaleur et qu'il est prouvé que le logement vide n'a été chauffé que pour le protéger du gel: en règle générale un tiers de la part dans une maison de deux ou trois logements, la moitié dans une maison de quatre à huit logements et deux tiers dans les immeubles plus grands. Demandez donc s'il y a eu des logements vides pendant la période et comment ils ont été comptabilisés.

La façon dont les frais de chauffage sont répartis dans l'immeuble dépend du bâtiment. La répartition selon la surface ou le volume est courante. Pour les nouvelles constructions et les rénovations importantes, ce sont les cantons qui règlent le décompte individuel selon la consommation (art. 45 LEne). Selon l'association des locataires, vous n'avez pas de droit général à vos propres compteurs. Vérifiez si votre part dans la clé de répartition est restée la même que l'année précédente. Si elle change sans travaux, c'est une raison de poser la question. Enfin, sur le chauffage et tous les autres postes, la gérance ajoute ses honoraires.

Honoraires de gérance: jusqu'à quel taux?

Pour l'établissement du décompte, le bailleur peut facturer des frais d'administration, soit selon les dépenses effectives, soit «jusqu'à concurrence des taux usuels» (art. 4, al. 3, OBLF). Un pourcentage fixe des frais accessoires est très répandu. La loi ne dit nulle part quel taux est usuel, et la question est disputée.

L'autorité de conciliation de Kreuzlingen écrit dans sa fiche que 2 à 3 % peuvent être ajoutés pour l'administration des frais de chauffage. L'association des locataires écrit que les locataires n'ont pas à accepter plus de 2 à 3 %. Elle renvoie à des décisions de justice de Lucerne, Bâle et Saint-Gall et à une communication de l'Office fédéral du logement, selon lesquelles 3 % au plus sont usuels. Selon un reportage de la télévision alémanique SRF (en allemand) de 2010, le tribunal d'arrondissement de Saint-Gall a jugé trop élevés des honoraires de 4,5 %, le taux usuel à Saint-Gall étant de 3 %. La pratique n'est pas uniforme: en 2024, SRF citait des taux usuels de trois à quatre pour cent dans la plupart des régions. Deux points restent acquis. Vous n'avez pas à accepter sans rien dire un taux supérieur à 3 %: si la gérance affirme qu'il est usuel dans la région, vous pouvez, selon l'association des locataires, en demander la preuve. Et les honoraires ne peuvent être calculés que sur des postes admis: si un poste disparaît, les honoraires baissent aussi.

Un pourcentage a en outre un défaut, apparu après l'hiver 2022/23. Quand les prix de l'énergie montent, les honoraires montent avec eux, alors que la gérance ne travaille pas davantage. SRF a décrit un immeuble où les honoraires du décompte 2022/23 étaient de 72 % plus élevés que l'année précédente. Dans ce reportage, l'association des locataires de Zurich se demandait s'il ne s'agissait pas d'une hausse de loyer déguisée. Si, après un hiver aux prix élevés, vous voyez des honoraires nettement plus hauts, demandez quel travail supplémentaire justifie la différence. Mais pour savoir si les montants derrière tous ces postes sont justes, il faut voir les pièces justificatives.

Consulter les pièces: comment obtenir les chiffres

Le bailleur doit, à votre demande, vous permettre de consulter les pièces justificatives (art. 257b, al. 2, CO). Pour les frais de chauffage, l'ordonnance précise qu'il s'agit des pièces originales. Vous pouvez vous faire accompagner ou envoyer une personne munie d'une procuration, par exemple un conseiller de l'association des locataires.

La consultation a lieu en général au siège du bailleur ou de la gérance, aux heures de bureau habituelles. La gérance n'a pas à vous envoyer de copies gratuites, selon l'association zurichoise des propriétaires. Vous pouvez prendre vous-même des photos ou faire des copies des pièces, à vos frais, selon le guide de La Mobilière. Demandez un rendez-vous par écrit, par exemple ainsi:

Concerne: décompte de frais accessoires 2025/26, appartement [adresse]

Madame, Monsieur,

En vertu de l'art. 257b, al. 2, CO et de l'art. 8 OBLF, je vous prie de me permettre de consulter les pièces justificatives du décompte du [date], y compris l'état du stock de mazout au début et à la fin de la période, la clé de répartition et le cahier des charges de la conciergerie. Je vous saurais gré de me proposer un rendez-vous dans les 30 jours. Dans l'intervalle, je m'acquitte de la part non contestée du décompte.

Veuillez agréer, Madame, Monsieur, mes salutations distinguées.

Sur place, mieux vaut chercher des points précis que lire chaque facture. Les dates des factures tombent-elles dans la période de décompte? Une facture d'artisan porte-t-elle la mention «remplacement», «réparation» ou «neuf»? Le stock de mazout est-il juste? La somme de toutes les parts de la clé de répartition est-elle la même que l'année précédente, ou un logement ou un commerce a-t-il disparu? Et que fait exactement la conciergerie selon son cahier des charges, et combien d'heures sont facturées pour cela? Le cas zurichois montre ce qui peut en sortir.

Ce qu'une vérification peut rapporter

Dans l'ensemble résidentiel dont l'association des locataires de Zurich a vérifié (en allemand) le décompte 2022/23, des erreurs manifestes sont d'abord apparues. Un local commercial avait été retiré de la clé de répartition en raison d'un arrangement contractuel, si bien que sa part retombait sur tous les autres. L'électricité du chauffage avait été déduite au mauvais endroit, et un poste pour les déchets d'exploitation a été retiré du décompte. S'y ajoutaient des provisions pour le chauffe-eau et la citerne, dissoutes en raison d'un projet de construction et créditées aux locataires. Corrections et provisions ensemble ont abaissé les frais totaux d'environ 2 %.

Les postes contestés ont fait l'objet d'une négociation. Pour les taxes de base de l'eau et des eaux usées, l'association demandait 20 % de moins. La gérance a proposé un accord à 15 %, expressément pour cette seule période, ce qui a réduit les frais totaux d'environ 1 %. La conciergerie a apporté un pour cent de plus. Sur les honoraires de 4 %, la gérance n'a pas cédé, en rappelant qu'ils étaient prévus par contrat. Un taux de 3,5 % aurait représenté 0,48 % des frais totaux. L'association note aussi là où les locataires n'ont pas obtenu gain de cause: pour la conciergerie, il aurait fallu prouver que le travail effectué était moindre.

Deux leçons en ressortent. Une erreur se trouvait dans la clé de répartition, et beaucoup de locataires avaient déjà remarqué sur le décompte que leur part n'était plus la même que l'année précédente. La comparaison avec le dernier décompte vaut donc toujours la peine. Et une vérification est surtout payante à plusieurs: quand plusieurs ménages de l'immeuble reçoivent le même décompte, tous profitent de la même consultation. Mais d'ici à ce que les questions soient réglées, un délai de paiement court en général déjà.

Payer, retenir ou payer sous réserve?

Payez la part que vous ne contestez pas et ne retenez que le solde litigieux. C'est ce que recommande l'autorité de conciliation de Kreuzlingen. Son principe: c'est à celui qui veut de l'argent de l'autre partie d'agir. Si le bailleur refuse la consultation des pièces, c'est à lui de faire valoir sa créance devant l'autorité de conciliation.

Retenir de l'argent n'est pas sans risque. Si vous êtes en retard dans le paiement des frais accessoires, le bailleur peut vous fixer par écrit un délai de paiement d'au moins 30 jours et vous menacer de résiliation. Si vous ne payez pas, il peut résilier le bail moyennant un délai d'au moins 30 jours pour la fin d'un mois (art. 257d CO). L'association zurichoise des propriétaires écrit dans ses réponses pour les propriétaires (en allemand) qu'une telle résiliation n'aboutit que si le décompte était juridiquement correct. Mieux vaut toutefois ne pas en faire l'expérience. Si vous recevez une telle mise en demeure, payez le montant exigé et informez le bailleur par lettre recommandée que vous payez sous réserve de remboursement. C'est ce que conseille le guide de La Mobilière.

Aucun délai légal ne vous oblige à formuler vos objections dans un temps donné. Certains baux prévoient 30 jours, mais selon le guide de La Mobilière, il ne s'agit pas d'un délai légal, et vous pouvez contester un décompte plus tard encore. À l'inverse, selon la doctrine dominante citée par le même guide, les demandes de paiement complémentaire du bailleur se prescrivent par cinq ans dès la fin de la période de décompte. Si un décompte arrive très tard, vérifiez donc aussi ce point. Et si vous avez déjà payé, une autre question se pose: comment récupérer l'argent?

Trop payé: combien de temps pour réclamer

Le solde en votre faveur d'un décompte correct doit vous être remboursé par le bailleur, cela va de soi. C'est plus compliqué pour les postes que vous avez payés alors que vous ne les deviez pas, par exemple parce qu'ils n'avaient pas été convenus. Il s'agit alors d'un enrichissement illégitime, soumis à des règles propres, comme l'a confirmé le Tribunal fédéral dans l'affaire de 2018.

Vous pouvez réclamer l'argent si, au moment de payer, vous pensiez le devoir (art. 63 CO). Cette erreur n'a pas besoin d'être excusable. Peu importe que vous ayez pu le savoir: si vous ne le saviez pas, cela ne vous est pas opposable. Dans l'affaire jugée par le Tribunal fédéral, il suffisait que le couple se soit cru débiteur jusqu'au renseignement de l'association des locataires. Il en découle une règle pratique: qui sait qu'un poste n'est pas dû et le paie quand même volontairement ne peut pas le réclamer en vertu de cet article. Ne payez donc jamais un poste contesté sans rien dire, mais uniquement avec une réserve écrite de remboursement, comme décrit plus haut.

L'action se prescrit par trois ans à compter du jour où vous avez eu connaissance de votre droit, et au plus tard dix ans après le paiement (art. 67 CO). Si vous découvrez que vous payez depuis des années un poste jamais convenu, vous pouvez donc réclamer jusqu'à dix ans en arrière, mais vous devez agir dans les trois ans.

Si vous ne trouvez pas d'accord avec le bailleur, adressez-vous à l'autorité de conciliation en matière de baux du lieu où se trouve le logement. L'Office fédéral du logement publie les adresses des autorités de conciliation. Dans les litiges portant sur des baux d'habitations, aucuns frais judiciaires ne sont perçus pour la procédure de conciliation (art. 113 CPC).

Ce que vous pouvez faire maintenant

Posez le décompte à côté du bail et marquez chaque poste qui n'y figure pas sous son nom. Repérez ensuite tout ce qui ressemble à une réparation, un remplacement, une assurance du bâtiment ou un impôt, et notez le taux des honoraires de gérance. Pour le chauffage, demandez l'état du stock de mazout et s'il y a eu des logements vides.

Si vous avez des questions, demandez par écrit à consulter les pièces et payez d'ici là la part non contestée. Parlez-en avec vos voisins, car leur décompte répartit les mêmes frais. Et puisque vous avez déjà le bail en main, vérifiez aussi sur quel taux hypothécaire de référence repose votre loyer. Notre article à ce sujet vous dit si vous avez droit à une baisse de loyer.