Conteggio spese accessorie: cosa può chiedere il locatore

Prima di pagare

Verifichi il conteggio delle spese accessorie in tre passi: ogni voce figura nel contratto di locazione? Si tratta di vere spese d'esercizio, e non di riparazioni, imposte o assicurazioni dello stabile? Gli importi corrispondono ai giustificativi? Ciò che non è stato pattuito è già pagato con la pigione netta. Quanto ha versato in più può chiederne la restituzione: entro tre anni da quando ha scoperto l'errore, e al massimo per dieci anni a ritroso.

Quanto si possa risparmiare lo mostra un caso del Cantone di Zurigo. L'associazione inquilini di Zurigo (Mieterinnen- und Mieterverband Zürich) ha esaminato i giustificativi per gli inquilini di un complesso residenziale e ha trattato con l'amministrazione. Alla fine i costi totali sono scesi di circa il 4 per cento: su un conteggio di 5’000 franchi, circa 200 franchi. Non è una fortuna, e una parte valeva solo per quell'anno. Un errore nel contratto, invece, può ripetersi anno dopo anno: in un caso deciso dal Tribunale federale nel 2018, una coppia ha ottenuto la restituzione di oltre 21’000 franchi. Qui esaminiamo il conteggio così come arriva sul Suo tavolo: dall'alto in basso.

Acconto o forfait: riceve davvero un conteggio?

Riceve un conteggio solo se versa acconti mensili, cioè pagamenti anticipati. In questo caso il locatore deve allestire il conteggio almeno una volta all'anno e presentarlo all'inquilino, come prevede l'ordinanza sulla locazione (art. 4 OLAL). A seconda che i costi effettivi siano stati più alti o più bassi degli acconti, Lei paga un conguaglio o riceve un accredito.

Se paga un importo forfettario, il conteggio non c'è. Il forfait deve però basarsi sui valori medi di tre anni. Nel contratto di locazione, accanto a ogni voce, di solito è indicato se si paga in acconto o a forfait. Molti periodi di conteggio vanno da luglio a giugno, come scrive l'associazione dei proprietari di Zurigo (Hauseigentümerverband Zürich) nelle sue domande e risposte per gli inquilini (in tedesco), e per questo i conteggi arrivano spesso in autunno. La legge non fissa un termine entro il quale il conteggio deve esserLe consegnato: chiede soltanto che venga allestito ogni anno. Quando ha il conteggio in mano, come prima cosa metta accanto il contratto di locazione.

La voce figura nel contratto?

Deve pagare solo le spese accessorie «specialmente pattuite» con il locatore (art. 257a CO). Ciò che non figura nel contratto si considera compreso nella pigione netta. È la regola più importante di tutta la verifica, ed è spesso sottovalutata.

Quanto debba essere precisa la pattuizione lo ha chiarito il Tribunale federale in un caso zurighese (sentenza 4A_451/2017 del 22 febbraio 2018, in tedesco). Nel 1998 una coppia aveva preso in locazione un appartamento di 4½ locali. Nel contratto, accanto alla pigione, figurava un importo per «BK-Akonto», cioè un acconto per le spese d'esercizio. Quali costi vi fossero compresi, però, secondo i tribunali non era stato pattuito in modo chiaro. La coppia ha pagato i conteggi per circa 15 anni. Dopo il trasloco ha chiesto la restituzione delle spese d'esercizio pagate dal 2005, in tutto 21’832.85 franchi, e le ha ottenute. La motivazione: la pattuizione deve descrivere le spese accessorie in modo così preciso che l'inquilino capisca senza difficoltà quali costi paga oltre alla pigione. Una sigla come «BK-Akonto» non bastava. E il fatto che la coppia avesse pagato per anni, secondo il tribunale, non permetteva conclusioni sicure su che cosa sapesse al momento della firma.

Verifichi quindi riga per riga se la voce figura con il suo nome nel contratto o nelle disposizioni contrattuali. Se compare una voce nuova, per esempio un abbonamento di manutenzione o un servizio di sorveglianza, il locatore non può semplicemente aggiungerla al conteggio. Le nuove spese accessorie vanno introdotte con il modulo ufficiale, come un aumento della pigione (art. 269d CO). Una modifica del genere può contestarla entro 30 giorni davanti all'autorità di conciliazione (art. 270b CO). Ma il fatto che una voce figuri nel contratto non significa ancora che sia ammessa.

Che cosa non rientra mai nelle spese accessorie

Sono spese accessorie solo i costi legati all'uso dell'appartamento, e solo quelli effettivi (art. 257b CO). Un buon criterio: l'importo ci sarebbe anche se lo stabile fosse vuoto? Allora si tratta di costi della proprietà, e li sostiene il locatore con la pigione netta. La legge lo dice espressamente: il locatore sottostà ai tributi pubblici e agli oneri che gravano sulla cosa locata (art. 256b CO).

Per questo i costi seguenti non vanno mai nel conteggio, anche se figurano nel contratto: riparazioni e sostituzione di apparecchi e impianti, interessi e ammortamento degli impianti, l'assicurazione dello stabile, l'imposta immobiliare. L'autorità di conciliazione di Kreuzlingen cita nel suo promemoria (in tedesco) anche l'assicurazione di responsabilità civile e gli acquisti per il servizio del custode, per esempio una macchina per le pulizie o un tosaerba, comprese le relative riparazioni.

Le spese non ammesse si nascondono soprattutto nelle voci cumulative. L'Associazione svizzera inquilini ha riunito i casi tipici nella sua scheda sulle spese accessorie ammesse e non ammesse (in tedesco). Per il custode, per esempio, si possono addebitare il salario per le pulizie, la gestione del riscaldamento e piccoli lavori come la sostituzione delle lampadine. Non ne fanno parte le consegne degli appartamenti, le visite, le riparazioni e il coordinamento degli artigiani. Per l'ascensore è ammessa la corrente, e secondo una prassi diffusa anche un abbonamento per la sola manutenzione, non invece riparazioni e pezzi di ricambio. Se nello stabile la lavatrice si paga con monete o con una carta, questi incassi vanno dedotti dai costi di corrente e acqua.

Alcune voci sono controverse, e lì conviene chiedere piuttosto che stralciare. Vale soprattutto per le tasse di base per acqua e acque di scarico che non dipendono dal consumo, e per gli abbonamenti di manutenzione di impianti come i rilevatori d'incendio o i portoni del garage. L'Associazione svizzera inquilini ritiene non ammesse le tasse di base indipendenti dal consumo. L'amministrazione nel caso zurighese descritto più avanti la pensava diversamente, e ci si è accordati su una riduzione del 15 per cento per queste voci. L'importo più alto del conteggio, però, è di solito quello del riscaldamento.

Spese di riscaldamento: qui ci sono gli importi più alti

Per il riscaldamento e l'acqua calda la legge elenca con precisione i costi ammessi (art. 5 OLAL). Si possono addebitare i combustibili e l'energia consumati, la corrente per bruciatori e pompe, la pulizia dell'impianto e del camino, la revisione periodica compresa la cisterna dell'olio, la decalcificazione del bollitore e delle condutture, il rilevamento dei consumi, la manutenzione, le assicurazioni che riguardano solo il riscaldamento e il lavoro amministrativo per l'esercizio. Non si possono addebitare la riparazione e il rinnovo dell'impianto, né gli interessi e l'ammortamento (art. 6 OLAL).

In questo elenco una parola conta più delle altre: «consumati». Con un riscaldamento a olio non conta l'olio comprato nel periodo, ma quello bruciato. Se la cisterna è stata riempita in primavera, il resto va nell'anno successivo. Per questo ha il diritto di conoscere la scorta nella cisterna all'inizio e alla fine del periodo. Se al conteggio non è allegato il dettaglio delle spese di riscaldamento, sulla fattura deve essere indicato che Lei può esigerlo (art. 8 OLAL).

Nell'estratto qui sopra c'è anche una regola che quasi nessuna guida menziona: le spese di riscaldamento dei locali d'abitazione e commerciali sfitti sono a carico del locatore (art. 7 OLAL). Se nello stabile un appartamento è rimasto vuoto per mesi, la sua quota non può essere ripartita sugli altri inquilini. Solo se non ci sono contatori di calore ed è provato che l'appartamento vuoto è stato riscaldato soltanto per evitare danni del gelo, il locatore paga meno: di regola un terzo della quota nelle case di due o tre famiglie, la metà in quelle da quattro a otto famiglie e due terzi negli stabili più grandi. Chieda quindi se nel periodo ci sono stati locali sfitti e come sono stati contabilizzati.

Come si ripartiscono le spese di riscaldamento nello stabile dipende dall'edificio. È usuale la ripartizione secondo la superficie o il volume. Per le nuove costruzioni e i rinnovamenti considerevoli i Cantoni disciplinano il conteggio individuale in base al consumo, come vuole la legge sull'energia (art. 45 LEne). Secondo l'Associazione svizzera inquilini, un diritto generale ad avere contatori propri non esiste. Verifichi se la Sua quota nella chiave di ripartizione è rimasta uguale rispetto all'anno precedente. Se cambia senza lavori di trasformazione, è un buon motivo per chiedere. Sulle spese di riscaldamento e su tutte le altre voci, infine, l'amministrazione aggiunge il suo onorario.

Quanto può essere alto l'onorario di amministrazione?

Per allestire il conteggio il locatore può addebitare spese amministrative, secondo il dispendio effettivo o «nell'ambito delle aliquote usuali» (art. 4 cpv. 3 OLAL). Molto diffusa è una percentuale fissa delle spese accessorie. Quale aliquota sia usuale non lo dice nessuna legge, e su questo si discute.

L'autorità di conciliazione di Kreuzlingen scrive nel suo promemoria che per l'amministrazione delle spese di riscaldamento si può aggiungere dal 2 al 3 per cento. L'Associazione svizzera inquilini scrive che gli inquilini non devono accettare più del 2 o 3 per cento. Rinvia a decisioni di tribunali di Lucerna, Basilea e San Gallo e a una comunicazione dell'Ufficio federale delle abitazioni, secondo cui è usuale al massimo il 3 per cento. Secondo un servizio della SRF del 2010 (in tedesco), il tribunale circondariale di San Gallo ha ritenuto troppo alto un onorario del 4,5 per cento: l'aliquota usuale a San Gallo era del 3 per cento. La prassi non è uniforme: nel 2024 la SRF indicava per la maggior parte delle regioni aliquote usuali dal tre al quattro per cento. Due punti restano comunque fermi. Un'aliquota superiore al 3 per cento non deve accettarla senza discutere: se l'amministrazione sostiene che è usuale sul posto, secondo l'Associazione svizzera inquilini può chiederne la prova. E l'onorario può essere calcolato solo sulle voci ammesse: se una voce cade, scende anche l'onorario.

Una percentuale ha inoltre un punto debole, emerso dopo l'inverno 2022/23. Se i prezzi dell'energia salgono, sale anche l'onorario, benché l'amministrazione non lavori di più. La SRF ha descritto uno stabile in cui l'onorario nel conteggio 2022/23 era più alto del 72 per cento rispetto all'anno prima. Nello stesso servizio l'associazione inquilini di Zurigo si chiedeva se non fosse un aumento della pigione mascherato. Se dopo un inverno con prezzi alti vede un onorario molto più alto, chieda quale lavoro supplementare giustifichi la differenza. Se gli importi dietro tutte queste voci siano corretti, però, lo vede solo nei giustificativi.

Visione dei giustificativi: come arrivare alle cifre

Lei ha il diritto di prendere visione dei giustificativi, e il locatore deve mostrarli se lo chiede (art. 257b cpv. 2 CO). Per le spese di riscaldamento la legge lo dice espressamente: si tratta dei documenti originali. Può farsi accompagnare o rappresentare da una persona autorizzata, per esempio un esperto dell'associazione inquilini.

Di regola la visione avviene presso la sede del locatore o dell'amministrazione, negli orari d'ufficio usuali. Secondo l'associazione dei proprietari di Zurigo, l'amministrazione non è tenuta a spedire copie gratuite. Secondo la guida della Mobiliare, può però fotografare o copiare i giustificativi personalmente, a Sue spese. Chieda un appuntamento per iscritto, per esempio così:

Conteggio delle spese accessorie 2025/26, appartamento [indirizzo]

Gentili signore, egregi signori,

in base all'art. 257b cpv. 2 CO e all'art. 8 OLAL chiedo di poter prendere visione dei giustificativi relativi al conteggio del [data], compresi la scorta di olio combustibile all'inizio e alla fine del periodo, la chiave di ripartizione e il mansionario del custode. Chiedo che mi venga proposto un appuntamento entro 30 giorni. Fino a quando la questione non sarà chiarita, pago la parte non contestata del conteggio.

Cordiali saluti

Sul posto conviene cercare in modo mirato invece di leggere ogni fattura. Le date delle fatture rientrano nel periodo di conteggio? Sulla fattura di un artigiano c'è scritto «sostituzione», «riparazione» o «nuovo»? La scorta di olio torna? La somma di tutte le quote nella chiave di ripartizione è uguale a quella dell'anno precedente, o è sparito un appartamento o un negozio? E che cosa fa esattamente il custode secondo il mansionario, e quante ore vengono addebitate? Che cosa possa venirne fuori lo mostra il caso zurighese.

Che cosa può fruttare una verifica

Nel complesso residenziale il cui conteggio 2022/23 è stato esaminato dall'associazione inquilini di Zurigo (in tedesco), sono emersi prima di tutto errori evidenti. Un locale commerciale era stato tolto dalla chiave di ripartizione per un accordo contrattuale, e la sua quota ricadeva così su tutti gli altri. La corrente del riscaldamento era stata dedotta nel posto sbagliato, e una voce per i rifiuti d'esercizio è stata stralciata dal conteggio. A ciò si aggiungevano gli accantonamenti per il bollitore e la cisterna, sciolti e accreditati agli inquilini a causa di un progetto di costruzione previsto. Correzioni e accantonamenti insieme hanno ridotto i costi totali di circa il 2 per cento.

Sulle voci controverse si è negoziato. Per le tasse di base di acqua e acque di scarico l'associazione chiedeva il 20 per cento in meno. L'amministrazione ha offerto un accordo del 15 per cento, espressamente solo per questo periodo, che ha ridotto i costi totali di circa l'1 per cento. Per il custode si è aggiunto un altro punto percentuale. Sull'onorario del 4 per cento l'amministrazione non ha ceduto, facendo notare che era pattuito così nel contratto. Un'aliquota del 3,5 per cento avrebbe rappresentato lo 0,48 per cento dei costi totali. L'associazione indica anche dove gli inquilini non sono riusciti ad andare oltre: per il custode avrebbero dovuto provare che si era lavorato di meno.

Se ne possono trarre due lezioni. Un errore stava nella chiave di ripartizione, e molti inquilini avevano già notato sul conteggio che la loro quota era diversa da quella dell'anno precedente. Il confronto con l'ultimo conteggio conviene quindi sempre. E una verifica conviene soprattutto se fatta insieme: quando più economie domestiche dello stabile ricevono lo stesso conteggio, tutte approfittano della stessa visione dei giustificativi. Finché le domande non sono chiarite, però, di solito incombe già un termine di pagamento.

Pagare, trattenere o pagare con riserva?

Paghi la parte che non contesta e trattenga solo il resto controverso. Lo raccomanda l'autorità di conciliazione di Kreuzlingen. Il suo principio: deve attivarsi chi vuole soldi dall'altra parte. Se il locatore rifiuta la visione dei giustificativi, tocca a lui far valere la sua pretesa davanti all'autorità di conciliazione.

Trattenere non è del tutto senza rischi. Se è in mora con le spese accessorie, il locatore può fissarLe per scritto un termine di pagamento di almeno 30 giorni e minacciare la disdetta. Se non paga, può disdire il contratto con un preavviso di almeno 30 giorni per la fine di un mese (art. 257d CO). L'associazione dei proprietari di Zurigo scrive nelle sue risposte per i proprietari (in tedesco) che una disdetta del genere ha successo solo se il conteggio era giuridicamente corretto. Meglio però non arrivare a quel punto. Se riceve una diffida di questo tipo, paghi l'importo richiesto e comunichi al locatore per raccomandata che paga con riserva di restituzione. È il consiglio della guida della Mobiliare.

Un termine legale entro il quale sollevare obiezioni non esiste. Alcuni contratti indicano 30 giorni, ma secondo la guida della Mobiliare non è un termine di legge, e un conteggio può essere contestato anche più tardi. Al contrario, secondo la dottrina prevalente, come scrive la stessa guida, le pretese suppletive del locatore si prescrivono cinque anni dopo la fine del periodo di conteggio. Se un conteggio arriva molto tardi, verifichi anche questo. Se ha già pagato, la domanda è un'altra: come riavere i soldi?

Pagato troppo: per quanto tempo può chiedere la restituzione

Il credito risultante da un conteggio corretto il locatore deve restituirlo, e su questo non c'è da discutere. Più difficile è il caso delle voci che ha pagato pur non dovendole, per esempio perché non erano pattuite. Si tratta allora di un cosiddetto indebito arricchimento, con regole proprie, come ha confermato il Tribunale federale nel caso del 2018.

Può chiedere la restituzione se, al momento del pagamento, credeva di dovere quei soldi (art. 63 CO). Non occorre che l'errore sia scusabile: se avrebbe potuto saperlo ma non lo sapeva, non importa. Nel caso davanti al Tribunale federale bastava che la coppia, fino all'informazione ricevuta dall'associazione inquilini, avesse creduto di avere un debito. Ne deriva una regola pratica: chi sa che una voce non è dovuta e la paga lo stesso, volontariamente, non può chiederne la restituzione in base a questo articolo. Per questo non paghi mai una voce controversa senza commenti, ma solo con la riserva scritta di restituzione, come descritto sopra.

La pretesa si prescrive in tre anni da quando ne ha avuto conoscenza, ma al più tardi dieci anni dopo il pagamento (art. 67 CO). Se si accorge quindi di pagare da anni una voce mai pattuita, può chiedere la restituzione fino a dieci anni indietro, ma deve agire entro tre anni.

Se non trova un accordo con il locatore, si rivolga all'autorità di conciliazione in materia di locazione del luogo in cui si trova l'appartamento. L'Ufficio federale delle abitazioni pubblica gli indirizzi delle autorità di conciliazione. Nelle controversie in materia di locazione di abitazioni la procedura di conciliazione non comporta spese processuali (art. 113 CPC).

Che cosa fare adesso

Metta il conteggio accanto al contratto di locazione e segni ogni voce che lì non figura con il suo nome. Poi evidenzi tutto ciò che sembra una riparazione, una sostituzione, un'assicurazione dello stabile o un'imposta, e annoti l'aliquota dell'onorario di amministrazione. Per le spese di riscaldamento chieda informazioni sulla scorta di olio e sui locali sfitti.

Se ha domande, chieda per iscritto di vedere i giustificativi e fino ad allora paghi la parte non contestata. Parli con i Suoi vicini, perché il loro conteggio ripartisce gli stessi costi. E visto che ha comunque in mano il contratto di locazione, verifichi anche su quale tasso d'interesse di riferimento si basa la Sua pigione. Se Le spetta una riduzione della pigione lo spiega il nostro articolo sul tema.